System Informacji Decyzyjnej w ZM „Ropczyce”: Biznes pod kontrolą

Poniżej opisujemy punkt wyjścia, cel wdrożenia oraz sposób, w jaki SID uporządkował raportowanie zarządcze i pracę z danymi w Zakładach Magnezytowych „Ropczyce” S.A.

O Kliencie

Zakłady Magnezytowe „Ropczyce” S.A. to jeden z liderów produkcji wyrobów ogniotrwałych, działający na rynku krajowym oraz na wielu rynkach międzynarodowych. Skala działalności Spółki obejmuje złożone procesy produkcyjne oraz zarządzanie dziesiątkami tysięcy indeksów materiałowych – od surowców, przez półfabrykaty, po wyroby gotowe.

W takim środowisku dane z wielu obszarów działalności muszą być dostępne w formie, która wspiera raportowanie, controlling, analizy zarządcze i podejmowanie decyzji biznesowych.

Stan przed wdrożeniem: raportowanie oparte na wielu źródłach danych

Przed wdrożeniem SID raportowanie controllingowe opierało się na danych z systemu ERP, arkuszy Excel oraz dodatkowych źródeł wykorzystywanych w planowaniu i analizach. ERP wspierał obsługę procesów transakcyjnych, ale nie zapewniał wystarczającej elastyczności w analizach przekrojowych i wielowymiarowych.

W praktyce część pracy analitycznej zaczynała się jeszcze przed właściwą analizą – od przygotowania danych źródłowych i uzgodnienia ich między różnymi narzędziami.

Największe ograniczenia dotyczyły:

• pracy przygotowawczej przed analizą – dane wymagały zebrania, uporządkowania i ręcznego scalania, zanim mogły zostać wykorzystane w raportach i analizach zarządczych,
• rozproszenia źródeł informacji – kluczowe dane potrzebne zarządowi, controllingowi, sprzedaży, finansom, i innym działom nie były dostępne w jednym środowisku analitycznym,
• ograniczonej elastyczności raportów ERP – standardowe raporty nie odpowiadały w pełni na potrzeby controllingu, analiz przekrojowych i wielowymiarowych,
• ryzyka niespójności danych między działami – różne zestawienia mogły powstawać na podstawie danych przygotowanych w odmienny sposób,
• utrudnionej analizy kluczowych obszarów działalności – szczególnie w sprzedaży, controllingu, finansach i planowaniu, gdzie szybkość i jakość informacji bezpośrednio wpływają na decyzje biznesowe,
• trudniejszego przejścia od danych do wniosków – czas potrzebny na przygotowanie informacji ograniczał przestrzeń na właściwą analizę wyników, planów i odchyleń.

Cel wdrożenia: jedno środowisko do raportowania, analiz i decyzji zarządczych

Celem projektu SID było stworzenie środowiska Business Intelligence, które wspiera controlling, raportowanie zarządcze i pracę z informacją zarządczą. Projekt od początku był ukierunkowany nie tylko na poprawę raportowania, ale przede wszystkim na realne wsparcie biznesu w analizie danych i podejmowaniu decyzji.

SID miał zintegrować dane operacyjne i planistyczne oraz zapewnić użytkownikom dostęp do informacji potrzebnych w controllingu, finansach, sprzedaży, planowaniu i zarządzaniu.

Najważniejsze cele projektu:

• jedno, spójne źródło danych – zamiast pracy opartej na standardowych raportach ERP, Excelu i dodatkowej obróbce danych,
• integracja danych operacyjnych i planistycznych – potrzebna do analizy wyników, planów, budżetów i odchyleń,
• wsparcie controllingu – nie tylko dostęp do zweryfikowanych danych, ale szybsze przechodzenie do analizy, wniosków i rekomendacji,
• możliwość analiz przekrojowych – obejmujących m.in. sprzedaż, marżę, koszty, zapasy, rozrachunki oraz realizację planów w różnych ujęciach,
• wsparcie decyzji zarządczych i operacyjnych – dzięki szybszemu dostępowi do spójnych, porównywalnych i zweryfikowanych informacji z różnych obszarów firmy.

Zakres wdrożenia: SID jako centralne środowisko raportowania i analiz

Wdrożyliśmy SID – System Informacji Decyzyjnej – jako rozwiązanie klasy Business Intelligence, które integruje dane z systemu ERP oraz dodatkowych źródeł wykorzystywanych w organizacji.

SID został rozszerzony o warstwę przetwarzania danych, która generuje dodatkowe informacje analityczne niedostępne bezpośrednio w systemie ERP. Dane są wzbogacane, klasyfikowane i przeliczane według ustalonych reguł analitycznych.

Zakres prac obejmował:

• hurtownię danych – bazę integrującą i porządkującą informacje potrzebne do raportowania oraz analiz w wielu przekrojach,
• regularne zasilanie danych – automatycznie kilka razy na dobę oraz na żądanie administratora biznesowego,
• warstwę przetwarzania danych – umożliwiającą wzbogacanie, klasyfikowanie i przeliczanie informacji według reguł analitycznych firmy,
• modele analityczne – wielowymiarowe struktury informacji, rozwijane etapami wraz z potrzebami organizacji,
• raporty i dashboardy – udostępniające użytkownikom informacje zarządcze w uporządkowanej formie,
• dane planistyczne – wykorzystywane do analizy planu, wykonania, budżetów i odchyleń.

Główne obszary objęte analizą w SID:

• Sprzedaż i marża – analiza sprzedaży, opłacalności i marżowości w przekrojach takich jak produkty, kierunki sprzedaży, geografia eksportu, segmenty oraz liderzy sprzedaży.
• Zapasy i obroty – analiza zapasów, wiekowania, zalegania na przeterminowanych zamówieniach oraz elementów związanych z zarządzaniem kapitałem obrotowym.
• Koszty – analiza kosztów w układzie rodzajowym i według miejsc powstawania kosztów, z uwzględnieniem planu i wykonania.
• Rozrachunki – analiza należności i zobowiązań jako elementów wpływających na zarządzanie kapitałem obrotowym.
• Planowanie i budżetowanie – wykorzystanie danych planistycznych do analizy realizacji zadań, porównywania wyników z założeniami i kontroli odchyleń.

Jak działa SID po wdrożeniu: od danych źródłowych do informacji zarządczej

Po wdrożeniu SID proces pracy z danymi został uporządkowany: informacje z systemu ERP i dodatkowych źródeł trafiają do hurtowni danych, są przetwarzane według reguł analitycznych firmy, a następnie udostępniane użytkownikom w raportach i dashboardach

Proces dostarczania informacji biznesowej wygląda następująco:

• Pobranie danych ze źródeł – SID pobiera dane z systemu ERP oraz innych źródeł wykorzystywanych w organizacji.
• Integracja i przetwarzanie w hurtowni danych – dane są scalane, porządkowane, wzbogacane, klasyfikowane i przeliczane do postaci użytecznej dla analiz wielowymiarowych.
• Regularne odświeżanie informacji – dane trafiają do systemu kilka razy na dobę oraz na żądanie administratora biznesowego.
• Udostępnienie raportów i dashboardów – użytkownicy korzystają z gotowego środowiska raportowego i analitycznego zamiast każdorazowo budować zestawienia od początku.
• Analiza wyników i odchyleń – controlling, sprzedaż, finanse i inne działy analizują dane w przekrojach potrzebnych do oceny wyników, planów, kosztów i odchyleń.
• Informacja dla menedżerów i zarządu – dane zbiorcze są prezentowane w formie raportów, tabel, wykresów i dashboardów, które wspierają decyzje operacyjne, taktyczne i strategiczne.

Dzięki temu SID porządkuje całą ścieżkę pracy z informacją: od danych źródłowych, przez ich przetworzenie, po raporty i analizy wykorzystywane przez użytkowników biznesowych.

Zmiana polega na tym, że nie zaczynamy już za każdym razem od składania i scalania danych z różnych źródeł. Mając aktualne dane w hurtowni, możemy szybciej przejść do analizy, wniosków i rekomendacji dla menedżerów oraz zarządu.

Pracownik Działu Controllingu, ZM „Ropczyce”

Efekty wdrożenia: mniej pracy technicznej, więcej czasu na analizę informacji

Po wdrożeniu SID ZM Ropczyce przeszły od ręcznego przygotowywania zestawień do pracy w jednym, automatycznie aktualizowanym środowisku Business Intelligence, wspierającym raportowanie zarządcze i controlling.

Najważniejsze efekty wdrożenia:

• Jedno źródło informacji do raportowania i analiz
  SID ograniczył rozproszenie danych i pozwolił użytkownikom pracować na spójnym środowisku analitycznym. Zmniejszyło to ryzyko rozbieżności między raportami przygotowywanymi dla różnych obszarów firmy.
• Mniej ręcznej pracy przed analizą
  Raporty i dashboardy są regularnie odświeżane, dlatego zestawienia nie muszą być każdorazowo budowane od początku. Użytkownicy mogą szybciej przechodzić od przygotowania danych do interpretacji wyników, planów i odchyleń.
• Dane lepiej dopasowane do controllingu i raportowania zarządczego
  SID nie tylko pobiera dane z ERP, ale także wzbogaca, klasyfikuje i przelicza je według reguł analitycznych firmy. Dzięki temu w raportach mogą pojawiać się informacje, których ERP nie udostępniał w gotowej postaci.
• Analiza kluczowych obszarów działalności w jednym środowisku
  System wspiera analizę sprzedaży, rentowności, kosztów, zapasów, rozrachunków oraz planów i ich realizacji. Dane są dostępne w przekrojach potrzebnych zarządowi, controllingowi, finansom, sprzedaży i innym działom.
• Wsparcie decyzji zarządczych i operacyjnych
  Zarząd i menedżerowie mogą korzystać ze spójnych, porównywalnych informacji przygotowywanych według wspólnych zasad. SID wspiera ocenę sytuacji biznesowej i podejmowanie decyzji na podstawie zweryfikowanych danych.
• Szersze wykorzystanie danych w organizacji
  Z rozwiązania korzystają menedżerowie różnych obszarów firmy, m.in. controllingu, sprzedaży, logistyki, produkcji, zakupów i finansów. Najbardziej zaawansowana praca analityczna odbywa się w controllingu, z wykorzystaniem modeli wielowymiarowych OLAP.

Utrzymanie i rozwój systemu

Wdrożenie SID nie zakończyło pracy nad środowiskiem analitycznym. Rozwiązanie było rozwijane etapami – wraz z kolejnymi potrzebami użytkowników i nowymi wymaganiami dotyczącymi raportowania zarządczego, controllingu oraz analiz biznesowych.

Ważnym elementem współpracy było bieżące dostosowywanie raportów, dashboardów, analiz i modeli danych do sposobu pracy użytkowników. Dzięki temu SID pozostał środowiskiem rozwijanym razem z organizacją, a nie zamkniętym projektem wdrożeniowym.

We współpracy z e-BI ważne jest dla nas partnerskie podejście. Pojawiające się zagadnienia są traktowane jako wyzwania, które trzeba wspólnie rozwiązać, a nie jako problemy, których należy się pozbyć

Dyrektor Działu Controllingu, ZM „Ropczyce”